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2 de agosto de 2019

O que é Scrum: Desvendando de uma vez por todas

Eu diria que todos que trabalham em alguma organização, em certo ponto da vida profissional, já se depararam com alguma “indigestão” em projetos.

Os atrasados, os que perderam o sentido e rotulamos como “congelado” mas que em toda reunião passávamos por ele e com dor no coração nos indagávamos: “Quando vamos voltar a fazê-lo?”, os que nunca saíram da gaveta, os  que o cliente simplesmente mudou de ideia e pediu quase tudo diferente (mas e a cláusula de mudança?), enfim… Projetos!

É a complexidade dos projetos que muitas vezes gera como consequência tudo que citei acima, o projeto acaba se modificando com mais rapidez do que conseguiríamos planejar lá no início e o resultado pode não ser o que esperávamos.

O que é Scrum: Framework

O que é Scrum?

O Scrum é um framework (conjunto de técnicas, ferramentas ou conceitos pré-definidos) que desenvolve, entrega e mantém produtos e projetos complexos.

Este framework Scrum consiste de times Scrum que estão associados a papéis e responsabilidades, eventos e rotinas, artefatos e regras de trabalho.

Cada componente dentro do framework serve a um propósito específico e é essencial para o uso e sucesso do Scrum.

O mindset exigido pelo Scrum

Antes de qualquer tipo de movimento em relação à implementação, precisamos entender que o Scrum faz parte de uma cultura ágil e que segue uma estrutura de mindset diferente das dos projetos tradicionais.

De acordo com o Guia oficial do Scrum são três pilares que baseiam a implantação de um projeto com o Scrum:

  • Transparência;
  • Inspeção;
  • Adaptação.

Mindset ágil - mentalidade ágil

Transparência

Os aspectos do projeto devem estar a vista e de fácil acesso pelos responsáveis pelo resultado daquele projeto.

Além disso, a equipe Scrum deverá sempre compartilhar com transparência o andamento da sua entrega de valor, mesmo que não seja o esperado pelo resto da equipe.

O medo de feedbacks e a aversão ao erro fazem com que nem sempre sejamos transparentes com a real entrega de valor nossa ou da nossa equipe, mas para o Scrum funcionar é de extrema importância que isso aconteça.

Inspeção

Quando lemos a palavra inspeção logo pensamos em alguém analisando se o que fizemos está correto ou não.

Porém, no Scrum, a inspeção está relacionada com o fato de sempre analisarmos se estamos atingindo o progresso do projeto ou não através das rotinas e artefatos disponibilizados pelo próprio Scrum.

O importante é que a equipe e os membros do time Scrum estejam orientados pela busca de variações desejadas e indesejadas do projeto.

Adaptação

Com a inspeção identificamos as variações que o projeto está sofrendo e com isso podemos replanejar e ajustar o processo para atingirmos o resultado que queríamos.

Este ajuste deve ser realizado o mais rápido possível visando minimizar o impacto no resultado do projeto. Não podemos ter medo de mudar e se adaptar diante das adversidades do projeto.

Entendemos o que é Scrum, mas como implementar?

Uma das principais perguntas sobre o Scrum é “como implementar essa metodologia na minha empresa/vida?”.

Mas antes de começar a colocar o Scrum em prática é preciso entender como está o cenário da sua empresa. Isso porque a partir desse diagnóstico você conseguirá entender necessidades e dores para serem apontadas no Scrum.

Mas antes, o Scrum é aplicável para a minha empresa?

O Scrum surgiu para ser usado no desenvolvimento de softwares mas com o avanço de forças como a globalização, constante avanço tecnológico e mercado cada vez mais competitivos, as empresas acabam buscando por uma maneira de otimizar seus processos e atingir mais resultados.

Apesar de ter surgido com este objetivo, hoje o Scrum é altamente utilizado em vários tipos de indústrias, como as de serviço por exemplo.

Quando há complexidade na entrega do produto e possibilidade de times pequenos o Scrum ou o Híbrido Scrum (quando utilizamos alguns artefatos, eventos) são totalmente possíveis de serem implementados.

Isso acontece por quê, por mais que o Scrum seja um framework razoavelmente difícil de ser dominado (e amplamente utilizado dentro de uma empresa), ele  é leve e simples de entender.

Mesmo em times grandes, o Scrum te oferece a possibilidade de criar células de time de Scrum em que os desafios e objetivos são divididos e espalhados por toda a equipe, fazendo com que seja possível uma entrega de valor complexa.

O primeiro passo para o Scrum

Comece por etapas. Isto é, não adianta ir com muita vontade e implementar o Scrum em todas as áreas da empresa de uma só vez.

O primeiro passo, inclusive, pode ser aplicado em um projeto específico para, a partir de então, aprender com os erros e com a convivência do Scrum.

Quando você implementar em um projeto terá dados reais para apresentar as mudanças para a equipe. Além disso, já estará familiarizado para implementá-lo em todas as equipes da empresa.

Depois de escolher por onde irá começar, chame para uma conversa os principais responsáveis por aquele setor/projeto e invistam um tempo discutindo sobre o propósito da metodologia Scrum e sobre o objetivo da Cultura Ágil.

Vale a pena dar uma lida e refletir sobre o Manifesto Ágil, também. Criado no ano de 2000 para a indústria de softwares por grandes CEOs e que hoje é aplicável para todos os setores.

Os valores do Manifesto ágil: apenas, mas poderosas, quatro frases

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas

Neste valor colocamos luz na atividade humana que está construindo o projeto e na importância deste individuo no resultado final.

Os processos e ferramentas devem oferecer suporte para que o trabalho seja realizado da melhor maneira, mas não deve impossibilitar uma interação entre pessoas, por exemplo.

  •  Processo em funcionamento mais que documentação abrangente

Aqui, com licença poética, alteramos o valor original do Manifesto, que era “Software em funcionamento mais que documentação abrangente” justamente por conta da universalização do Scrum nos mais diversos segmentos.

A documentação é importante mas o foco principal, a prioridade do projeto é que um processo esteja em funcionamento e entregando o valor que foi combinado com a equipe ou com o cliente.

  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos

A famosa relação ganha-ganha, em que todos os lados da negociação conseguem visualizar o beneficio daquele relacionamento, deve estar muito clara.

Para isso, é preciso colaborar e ‘’co-criar’’ com o cliente, delimitando o objetivo em comum, da equipe Scrum com o cliente do projeto.

  • Responder a mudanças mais do que seguir um plano

Conforme falamos sobre o mindset do Scrum, o mundo atual é cheio de incertezas e isso não é diferente para o mundo corporativo, por mais que a equipe tenha e esteja seguindo um plano, se não respondermos as mudanças o projeto não estará entregando o devido valor.

É necessário obter feedbacks e adaptar o plano a todo momento. Sem medo de mudar.

Scrum na prática

Depois de obter o apoio da sua equipe e escolher um projeto piloto para a implantação você precisa conhecer os principais agentes do Time Scrum, que são o Product Owner, o Time de Desenvolvimento e um Scrum Master.

As principais características dos Times Scrum são a auto-organização e a multifuncionalidade, isso por que é muito importante que os times consigam escolher qual a melhor forma para completarem seu trabalho, em vez de serem dirigidos por outros de fora do Time e asism, perder agilidade.

O time Scrum precisa ser multifuncional por que a dependência de pessoas externas ao time faz com que se perca agilidade e não é o que o Scrum busca.

Este time é projetado para ser flexível, criativo e com alto nível de produtividade na resolução da complexidade atrelada ao seu projeto, para isso irão entregar os produtos não de forma definitiva, mas de forma iterativa e incremental, maximizando a oportunidade para receber feedbacks.

A ScrumInc usou uma metodologia para resumir as principais práticas de Scrum e chamou de 3-5-3, ou seja, 3 papéis, 5 eventos e 3 artefatos.

Estudos recentes incluem um sexto evento, o Grooming (Backlog Refinement)

Se você não domina o inglês, não seu preocupe! Vamos explicar cada parte desse infográfico abaixo.

Framework Scrum Scrum Inc

Vamos entender um pouco mais do que se trata, começando pelos três papeis.

Papéis (Roles):

1) Dono do Produto (Product Owner)

O Product Owner, é o responsável por maximizar o valor do produto feito pelo Time de Desenvolvimento.

É o responsável por comunicar e gerenciar o Backlog do Produto (são as entregas de valor do produto, se você ainda não está familiarizado com o termo, não se preocupe, vou explicar mais abaixo).

Sendo assim, é o PO que prioriza os itens do Backlog do Produto, definir metas  e missões e que garante que todas as ações estejam transparentes para o Time de Desenvolvimento Scrum.

Muitas vezes, é o principal responsável pele mindset Inspeção que conversamos mais acima.

2) Scrum Master

O Scrum Master tem o papel de ser o evangelizador do Scrum, ele é responsável por promover e suportar a metodologia dentro da organização/time fazendo com que todos entendem a teoria, prática e o framework do Scrum.

É a figura do Scrum Master que é responsável por entender a relação entre os times de desenvolvimento também, deixando claro quais são os limites de demandas que podem ser cobrados para os times, por exemplo.

Agora que entendemos as figuras do Scrum, só nos falta entender os eventos e os artefatos para colocar em prática no meu projeto piloto.

3) Time de Desenvolvimento (Team)

São os responsáveis por desenvolver o produto e entregar incrementos à cada iteração do Scrum.

Quando falamos em multifuncionalidade, aqui é a principal aplicação, é importante que o time tenha todas as habilidades necessárias para o incremento do produto.

Eventos do Scrum

1) Sprint:

Definir o tamanho do horizonte de planejamento do projeto. O horizonte é chamado de Sprint (varia de1 a 6 semanas).O Sprint deve ter um tamanho fixo, para que se possa comparar a produtividade da equipe a cada Sprint.

2) Sprint Planning:

No início de cada Sprint, olha-se para o Product Backlog e “puxa-se” o que será feito no Sprint. Essas “histórias” do Product Backlog, são agora desmembradas em atividades para serem executadas no Sprint (Sprint Tasks).

3) Retrospective (retrospectiva):

Este é o momento em que os membros da equipe têm a oportunidade de inspecionar e adaptar seu processo.

Os membros da equipe sentam e conversam sobre o que deu certo, o que poderia ter sido melhor e o que pode ser melhorado no próximo Sprint.

4) Daily Scrum:

É um acompanhamento diário de tarefas Daily Scrum (Reuniões diárias): Durante o Sprint, deve ser executado o planejado. Para auxiliar o acompanhamento são realizadas reuniões diárias de 15 minutos)

Para saber mais sobre a daily leia o nosso post específico sobre esse evento: https://www.ieepeducacao.com.br/daily-scrum/

5) Sprint Review:

O objetivo da demonstração é produzir uma conversa entre a equipe e as partes interessadas sobre como melhorar o produto.

O Product Owner incorpora as lições aprendidas durante a conversa no Product Backlog, completando ainda outro ciclo de inspeção e adaptação.

6) Grooming (Backlog Refinement):

Backlog do Produto O refinamento não é para histórias selecionadas para o Sprint atual; é para itens em futuros Sprints. Uma boa prática é ter pelo menos dois Sprints de trabalho prontos para serem incluídos no Backlog do Produto.

Artefatos do Scrum

1) Product Backlog:

O Product Backlog é uma lista priorizada de tudo o que pode ser incluído em um produto, além de ser a manifestação da visão e do business case para o produto. O backlog é composto por itens de backlog do produto (PBIs – Product Backlog Items).

Os PBIs podem ser qualquer coisa, desde requisitos de mercado, até casos de uso, até especificações.

No entanto, a prática recomendada é o User Stories. Seja qual for a decisão da equipe, é essencial representar a perspectiva do usuário final.

2) Sprint Backlog:

O Backlog da Sprint é uma lista ordenada de Itens do Backlog do Produto que a equipe acredita poder concluir durante o próximo Sprint. Esses itens são extraídos da parte superior do Backlog do produto durante a reunião de planejamento da sprint.

3) Product Increment:

O Product Increment é a soma dos Itens do Backlog do Produto entregues em cada Sprint.

Entregar o incremento a cada Sprint é fundamental para o Scrum, porque quando o trabalho é dividido em partes simples, ele pode ser finalizado em iterações curtas.

Agora que você entende como Scrum funciona e quais são os papeis de cada um no time Scrum vou hackear o meu próprio texto e reduzi-lo para 5 passos para retirar o Scrum da gaveta:

5 passos para implementar de uma vez o seu Scrum:

Antes de mais nada, gostaria de aprentar para você nosso E-Book gratuito sobre o Scrum. Baixe agora e domine a revolução ágil.

1) Defina seu Time Scrum

Selecione seu Product Owner, Scrum Master e seu Time de Desenvolvimento.

Papéis Scrum

2) Crie e priorize seu Product Backlog

Ele é o seu mapa para atingir o resultado, defina a lista de tudo que poderá ser incluído neste projeto e faça as estimativas para cada entrega.

Seja realista nessa estimativa!

3) Planeje sua Sprint e defina a Sprint Backlog

Depois de definir a duração da Sprint (e lembrar de mantê-la durante o projeto) defina quais são as atividades que serão realizadas na próxima sprint, retirando-as do seu Product Backlog.

O Product Owner deve se certificar que todos entendam a visão do projeto.

Dica bônus: Segundo a Scrum Alliance 47% das sprints são de 2 semanas.

Produto Backlog Sprint Backlog

4) Torne o Scrum visível

Você vai precisar de um quadro para analisar o andamento das ações da sprint backlog, por isso, crie um quadro virtual ou físico para acompanhar o trabalho do time de desenvolvimento.

Separe as atividades em “a fazer, fazendo e feito”, por exemplo.

Quadro Scrum

5) Utilize dos eventos do Scrum

Muitas vezes a implementação do Scrum não acontece por que as empresas acabam deixando de lado alguns eventos importantíssimos, como a Daily Scrum e a Retrospectiva.

“Não tinha nada para dizer hoje, pulamos a Daily”, “O projeto foi um sucesso, não fizemos a Retrospectiva”, isso acaba sendo um grande erro e um fator crítico de sucesso, por isso, siga à risca e mude a cultura da sua empresa com todos os eventos demonstrados neste artigo.

Entendemos que toda mudança exige um esforço, mas a Revolução Ágil já chegou e veio para ficar. Stephen Denning, um dos precursores do Scrum diz: “Ou você vai liderar a revolução ágil ou você vai seguir quem o fizerem”.

O que você prefere?

Não deixe de ler também: Metodologias Ágeis: O Scrum é apenas uma delas

Por Ingrid Coutinho

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