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9 de agosto de 2019

Daily Scrum: O que é e qual a sua importância

O que é Daily Scrum, como implementar e guia de boas práticas

A Daily Scrum é, basicamente, uma reunião diária, que deve durar não mais que 15 minutos.

Essa conversa visa entender sobre o que já foi feito, o que precisa ser colocado em prática naquele dia e identificar gargalos que estejam impossibilitando o andamento dos processos.

Além de alinhar os pontos da Sprint, a Daily Scrum é importante porque mantém a comunicação constante entre a equipe. Ou seja, mantém todos cientes do rendimento e da conclusão das etapas do trabalho.

Além disso, garante que a equipe esteja sempre engajada a encontrar soluções colaborativas para realizar possíveis ajustes no planejamento.

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Daily Scrum perguntas

O coração do Scrum: Inspeção e adaptação na Daily Scrum

O time Scrum de desenvolvimento usa a Daily para inspecionar o avanço da Sprint e buscar os incrementos necessários para que a equipe consiga atingir as metas definidas no Sprint Backlog, é nesta reunião que o time consegue se auto organizar de forma mais produtiva.

Conforme resumiu a Scrum.org a Daily Scrum melhora a comunicação, elimina a necessidade de outras reuniões, identifica e permite a correção imediata dos impedimentos para o desenvolvimento da sprint, destaca e promove a tomada rápida de decisão e melhora o nível de conhecimento da equipe.

A Daily Scrum é basicamente a chave para a inspeção e a adaptação como Cultura Ágil.

Quem participa da Daily Scrum?

Toda a equipe de desenvolvimento da Sprint deve participar da Daily Scrum, sendo altamente desejável que o Product Owner (PO) e o Scrum Master (SM) participem também.

É importante que o Scrum Master exerça seu papel de evangelizador da cultura ágil na organização mas que abra espaço para o próprio time conduzir a reunião de Daily Scrum, focando sempre em oferecer autonomia para o time.

Então, caso o SM não esteja presente na Daily o time consegue conduzir tranquilamente.

As 3 principais perguntas do Daily Scrum

Ter em mente as três principais perguntas para a realização da Daily Scrum garante, então, a organização e a agilidade que todos almejam ao implementar a metodologia do Scrum.

As tres perguntas do daily scrum

Sendo assim, veja as três questões que permitem que todos os membros e o líder de equipe estejam iniciando o dia pelo mesmo ponto de partida:

O que você fez ontem?

Essa pergunta é uma das principais métricas de realização de tarefas que uma equipe pode ter durante a reunião.

Saber o que e o quanto outra pessoa fez no dia anterior é primordial para entender qual o tamanho do próximo passo que será dado por ela.

Se um membro da equipe não conseguiu realizar muitas tarefas das que estavam programadas para o dia anterior, é sinal de que algum problema está em seu caminho.

Essa situação precisa ser resolvida com urgência (embora não durante a reunião) – direcionamento para a terceira pergunta do Daily Scrum.

Da mesma forma, se esse cenário for real, isso determina que ele não estará apto a realizar as tarefas que havia programado para o dia vigente.

Ou seja, ele precisará reorganizar e rever as prioridades daquele dia de Sprint.

O que você fará hoje?

Passada a primeira pergunta, agora é necessário que os membros respondam o que será feito naquele dia.

Tão importante quanto a pergunta anterior, esta mede o senso de urgência das tarefas e permite que os membros estejam cientes da responsabilidade direcionada a cada um.

Existe/existiu algum impedimento no seu caminho?

É extremamente necessário entender quais são as dificuldades da realização das tarefas.

Nesse caso, é importante que os membros sejam francos uns com os outros. Os impedimentos no caminho de um Sprint podem ser vários, inclusive, podem ser impedimentos pessoais.

Infelizmente, nem todos os dias são os dias em que estamos incrivelmente motivados.

Além disso, pode acontecer de algum membro da equipe estar com dificuldades no desenvolvimento de alguma tarefa por falta de capacitação adequada.

Nesse caso, vale a pena insistir na pergunta caso desconfie de algo parecido.

As organizações precisam estar cientes das necessidades de treinamento de seus colaboradores para que toda a equipe esteja orientada e direcionada a encontrar soluções ágeis para que o processo não pare no meio do caminho.

A partir da franqueza dos impedimentos a equipe busca o apoio e a colaboração entre si para que progresso da Sprint não seja prejudicado.

Jeff Sutherland cita no livro dele “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo” que a reunião diária não deve ser somente um relatório individual “Fiz isso e fiz aquilo” e a compara com uma abordagem de jogo de Rugby, em que os atletas se reúnem e um diz “Estou tendo dificuldades com aquele defensor” e o outro diz “Deixa comigo, vou abrir espaço para você”.

A principal ideia é afastar a passividade, um membro do Time Scrum pode achar que uma atividade vai levar um dia inteiro e o outro membro consegue ensiná-lo um caminho que demora apenas uma hora.

No texto “desvendando o scrum de uma vez por todas” falamos sobre a importância da inspeção e adaptação e a Daily Scrum é um dos principais eventos para tal.

Para entendermos de uma vez o objetivo da Daily Scrum, existe um acrônimo em inglês que pode ser visto no blog do Martin Fowler que destaca e resume os principais progressos que esperamos ter com a Daily Scrum:

GIFTS  (Good Start, Improvement, Focus, Team, Status)

G – Good Start:

A Daily Scrum é uma prática que pode ser um rito para começar o seu dia, isso tem alguns pontos que podem afetar negativamente a produtividade da sua equipe, mas que sendo bem estruturados transformam-se em uma boa rotina para o início do seu dia!

I – Improvement:09

Conforme falamos sobre a adaptação e a cultura de encontrar soluções rápidas para os desafios, a Daily influencia diretamente na melhoria contínua.

F – Focus:

É importante que toda a equipe tenha consciência sobre qual o foco da Sprint Backlog e não se perca com demais atividades que não forneçam o progresso necessário.

T – Team:

Com times auto-organizáveis a Daily estimula o senso de equipe e promove o entendimento de todos sobre a Sprint.

S – Status:

Há um mito que a Daily Scrum é basicamente uma reunião de atualização de status. Em uma reunião de status, os participantes fornecem uma atualização sobre o andamento de suas tarefas para outras pessoas).

Porém, a Scrum.org publicou um artigo derrubando este mito, dizendo que apesar da Daily Scrum também atualizar o status das ações da Sprint, o objetivo vai muito além, conforme pudemos ver inclusive neste acrônimo.

E depois da Daily Scrum?

Um dos principais artefatos para o desenvolvimento do Scrum são os quadros de gestão a vista, sendo assim, é crucial que a cada progresso identificado dentro da Daily Scrum o Product Owner (PO) inspecione se o time está atualizando os quadros da Sprint Backlog.

Bom, agora que você já conhece a teoria por trás da Daily Scrum e já confia na sua importância e eficácia, vou te apresentar um manual de boas práticas, o vade-mécum da Daily Scrum e que rufem os tambores o: Tratado Daily Scrum, são 8 regras que dividem em dois, os mundos das reuniões, de um lado a Daily Scrum raiz e do outro as demais reuniões.

TRATADO DAILY SCRUM

Daily Scrum tratado

1) Se prepare antes!

É anti cultura ágil chegar na reunião sem saber exatamente como irá responder as três perguntas da Daily.

É papel do membro do Time de Desenvolvimento da Scrum se preparar para a reunião e se organizar para apresentar de forma clara o seu progresso e seus impedimentos.

2) 15 minutos é mais do que suficiente

O Scrum é constituído de times pequenos, algumas literaturas dizem que, contando com o Scrum Master e Product Owner, o time não deve conter mais do que 12 pessoas, sendo assim, cada um tem pouco mais do que um minuto de espaço de fala.

Sem interrupções e com foco na produtividade da reunião, é mais do que possível.

3) O melhor horário para a Daily Scrum é pela manhã

A Daily Scrum realizada durante as Sprints geralmente é feita na parte da manhã. Isso porque ao iniciar o dia de trabalho é preciso perceber qual cenário atual. Além disso, ajuda a identificar quais são as atividades prioritárias que garantirão o bom proveito do tempo de trabalho.

Sendo assim, se seu horário de trabalho começa às 8, programar sua Daily Scrum para às 8:30h, por exemplo, é uma boa prática, assim todos podem chegar com calma, ler seus e-mails, organizar o seu dia e se preparar para a Daily Scrum.

4) Se mantenham perto. Nada de cada um em um canto da sala!

Jeff Sutherland compara as reuniões com o momento de Huddle no Rubgy, em que a equipe de aproxima, entrelaça os braços e conversa sobre as táticas do jogo.

Daily Scrum Reunião Stand

Não que a gente precise seguir à risca – embora eu ache que seria bom se cada vez mais um escritório se parecesse como um esporte realmente em grupo- o ponto principal é estarmos todos realmente ligados no objetivo da Daily Meeting e envolvidos com o que o outro está falando.

Isso por que, muitas vezes nestas reuniões, as pessoas ficam afastadas, meio desanimadas, só segurando seu post it e sua caneta e esperando seu momento de falar de maneira passiva.

Então, promova um ambiente próximo para a sua Daily Scrum e integre os participantes.

Conselho: “Same place, same time”. O ideal é fazer as Dailys no mesmo lugar e no mesmo horário, isso ajuda a criar rotina! Quando criamos rotina evitamos de marcar outros compromissos e conseguimos nos planejar melhor!

5) Anotar e resolver depois

Regra de ouro para a produtividade, conforme falamos um pouco acima não podemos ser passivos na Daily Scrum, e sim, prestar atenção no que o outro está dizendo e buscar/oferecer auxilio para o incremento do progresso do time.

Então, assim que conseguirmos identificar um impedimento que podemos ajudar devemos nos pronunciar na hora, por exemplo, ao ouvir: “Meu impedimento foi ao realizar um pagamento para o fornecedor” você pode dizer “Consigo te auxiliar nisso!”, desta forma, a outra pessoa deve anotar (não superestimemos a memória) e após a reunião a dupla segue para resolver este impedimento.

Ou seja, anota o problema e resolve depois!

6) Autonomia em primeiro lugar

Devemos lembrar que a Daily Scrum não é um report para o PO ou para o Scrum Master, o time é auto-organizável e deve posicionar a comunicação para TODOS do time.

Inclusive, uma boa prática é revezar a facilitação e não centralizá-la no PO ou no Scrum Master, para gerar engajamento e autonomia de todos.

Quando só um facilita tendemos a voltar nossa fala para esta figura, muitas vezes deixando até de olhar para o resto do time.

Lembra da regra número 4? Aqui poder ver novamente a importância de um posicionamento mais próximo entre si!

7) Se não está gerando valor, está errado

Podemos perceber que o mais difícil não é começar a realizar as Daily Scrum e sim, continuar a fazê-las, muitas vezes as equipes deixam de lado a prática dizendo que com o tempo não estavam mais fazendo sentido, estavam repetitivas, e etc.

Neste caso é preciso repensá-las e voltar neste Tratado Daily Scrum para revisitar as regras e até quem sabe, criar outras e contar pra gente.

O importante é que você e seu time vejam valor e se preocupem com a inspeção e adaptação nos projetos de Scrum.

8) Saiba finalizar a Daily Scrum

Não deixe que a reunião se estenda, assim que toda a equipe falar estabeleça um fim claro e chame o time para voltar a trabalhar, muitas vezes após da reunião nossa energia fica baixa e ficamos perdidos dentro da sala, um bom exemplo é: “Ótima reunião pessoal, agora vamos voltar ao trabalho!”

Daily Scrum Por hoje é só pessoal

Bom, existe uma cultura principalmente aqui no Brasil, que reforça que fazer reunião é improdutivo, que se perde muito tempo e enfim, basicamente ninguém acorda animado dizendo “Hoje tenho reunião!”, no entanto, não acredito que todas as reuniões devam levar este título. Seria extremamente injusto.

A Daily Scrum por exemplo, não toma mais do que 15 minutos de um dia e pode impulsionar a produtividade em níveis absurdos.

Na minha concepção devemos impulsionar o progresso que uma reunião pode ter ao invés de simplesmente eliminá-la.

No Scrum, a grande missão é entregar o dobro do trabalho na metade no tempo e para isso precisamos de alguns eventos e artefatos como a Daily Scrum por exemplo.

Tenho um convite para que você implemente isso na sua equipe de Sprint e traga comentários aqui pra mim, contando as maiores dificuldades, maiores insights e até (se você for mais ousado) seu próprio Tratado Daily Scrum!


Ingrid Coutinho

Ingrid, ou Ingri(diz) pros mais íntimos, faz parte da equipe de Produto do IEEP apaixonada por disseminar a inovação e intraempreendedorismo nas organizações, vem atuando na área de gestão estratégica e consultoria, com amplo contato com ecossistemas de inovação, sendo, ainda, CEO da Estonteco, startup que, em Março/2019 foi até a Malásia disputar um prêmio internacional. Adora filosofar sobre a vida e é teimosa e sonhadora na mesma medida (imagina?).

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