OKR é uma das metodologias mais usadas hoje no mercado e vem crescendo ano a ano. Hoje, em um mundo cada vez mais competitivo e acelerado, nós precisamos de modelos de gestão de objetivos e metas que sejam cada vez mais ágeis, transparentes e focados naquilo que realmente importa.
Enquanto metodologias de gestão de metas de décadas anteriores focaram em planejamentos super robustos e grandes, previsibilidade em cada passo tomado e foco em ciclos longos de planejamento, as OKRs surgem para trazer mais simplicidade, adaptabilidade e ciclos menores.
No entanto, apesar da alta popularidade das OKRs, poucas organizações ainda a utilizam com maestria, enfrentando dificuldades e resistências na implementação. Se por um lado, essa forma de gestão é simples e “fácil de entender”, por outro lado, a sua aplicação não é tão simples e demanda muito cuidado.
É por isso que o IEEP nos últimos se especializou nessa correta aplicação e vem ajudando inúmeros organizações na implementação.
Diante da nossa experiência, nós temos o jeito IEEP de implementar OKR, que envolve 10 passos que descreveremos adiante.
Se você ainda tem dúvida se deve implementar OKR… Não deixe de ler o texto:
Antes de falar da aplicação, uma breve recapitulação sobre o que é OKR
As OKRs são um método para gestão de objetivos e metas de forma simples, dinâmica, ágil e que é capaz de adaptar as mudanças, pois trabalha com ciclos curtos, geralmente trimestrais.
Essa metodologia chama atenção pela sua simplicidade e escrita simplificada, que envolve você escrever as metas da organização e das equipes por somente dois componentes: os objetivos e resultados chaves.
Começa sempre pelo Objetivo (O): uma declaração concisa da direção desejada a ser alcançada. É o sonho a ser alcançado e deve ser inspirador para as pessoas que vão buscá-lo. Um bom objetivo tem que ser descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante e importante será alcançá-lo.
E inspirados nos objetivos, nós definimos os Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja alcançado com sucesso. É você descrever como sabe que atingiu o objetivo de forma numérica e clara.
Portanto, o objetivo é qualitativo e aspiracional e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos. Eles são SMART (Específicos + Mensuráveis + Atingíveis + Relevantes + Prazo). Aqui tem número. Se uma KR não tiver número, não pode ser considerada uma KR. Ao mesmo tempo, é importante que sejam Rs desafiadores, mas não impossíveis.
Como exemplo, uma organização pode ter a seguinte OKR:
Objetivo: Invadir a América Latina
Key Result 1: Crescer 25% em número de clientes fora do Brasil
Key Result 2: Atingir MRR de R$ 1 milhão
Key Result 3: Ter vendas internacionais de pelo menos R$5 milhões
Se quiser entender mais sobre o que são as OKRs, é só ler esse texto aqui:
Ações e ferramentas para escalar sua startup: guia completo
Bora falar como colocar isso em prática?
Aqui, nós vamos expor os 10 passos que utilizamos para implementar OKR, mas claro que esse framework pode ser adaptado de acordo com a complexidade do trabalho ou momento que uma empresa esteja vivendo. No entanto, nós acreditamos que pode te ajudar a colocar o conceito em prática.
Quer entrar em contato com a equipe IEEP para entender melhor sobre essa aplicação. .
Para entender, vamos imaginar que uma empresa decidiu que irá aplicar e vai iniciar o processo. Os passos a serem seguidos são:
Passo 01 – Capacite as pessoas sobre o que realmente é OKR.
Um ponto que percebemos em nossa experiência é que muitas pessoas confundem o que são as OKRs e não entendem os motivos reais da sua aplicação e benefícios esperados.
Para isso, nós recomendamos que a organização sempre comece com um treinamento de curta duração para as lideranças e colaboradores para deixar todos na mesma página e diminuir as resistências na hora de colocar para rodar.
Quanto melhor for esse treinamento inicial, menos retrabalho temos nos próximos passos.
O treinamento precisa envolver:
- Por que OKR?
- O que é OKR?
- O que não é OKR?
Passo 02 – Desenhe as TOP OKRs junto da alta liderança.
Para começar a construção, nós começamos sempre na estratégia da organização, definimos os principais objetivos e resultados chaves que resumem a estratégia organizacional, ou seja, os objetivos e metas que irão nortear a empresa.
Nós chamamos esses de TOP OKRs ou OKRs estratégicos. Eles são um conjunto de 2 a 5 objetivos que irão direcionar a organização, geralmente em uma perspectiva anual. Para cada objetivo, nós selecionamos de 2 a 5 indicadores.
Nós queremos construir um painel de metas que as pessoas consigam se lembrar para melhorar a comunicação estratégica.
Passo 03 – Comunique e engaje todos nas TOP OKRs.
Uma vez definidas as TOP OKRs, nós marcamos um momento formal para apresentar o direcionamento para as pessoas.
Nós precisamos comunicar isso para a empresa ou lideranças (dependendo do tamanho) para garantir que todos saibam onde estamos querendo chegar.
Quanto maior o alinhamento de para onde estamos indo, maior a nossa capacidade de fornecer autonomia no desdobramento.
Aqui, nós sempre buscamos construir uma apresentação diferente, envolvente e que seja capaz de tocar o emocional das pessoas.
Passo 04 – Defina o modelo de desdobramento de OKR.
Em seguida, nós definimos como será o modelo de desdobramento das OKRs na organização. Aqui, nós queremos responder às seguintes perguntas:
-> Quais diretorias (ou áreas) devem definir seus objetivos e metas?
-> Até onde iremos desdobrar as metas nesse ciclo?
-> Qual será o tamanho do nosso ciclo de planejamento?
-> As metas dos desdobramentos serão trimestrais ou anuais?
-> Vamos buscar um modelo mais horizontal ou vertical?
De forma geral, nós recomendamos um modelo mais horizontal possível.
Menos hierarquia e mais responsabilidade. Mas independentemente do modelo, deixe a regra do jogo alinhada.
Passo 05 – Alinhe as expectativas e os papéis de cada um.
Aqui, nós marcamos um momento com as lideranças para alinhar as expectativas e o que é esperado de cada área. Esse alinhamento é essencial para se construir OKRs de áreas que fazem sentido e são alinhadas com o todo.
Basicamente, nós realizamos uma dinâmica para responder às seguintes perguntas:
-> Qual é o papel da área e a sua missão diante da empresa?
-> Onde a área impacta nas TOP OKRs?
-> O que a área pretende entregar para a empresa nesse ano (ou trimestre?)
e fale com um especialista do IEEP para entender como isso se aplica à sua realidade.
Passo 06 – Deixe as áreas definirem os suas OKRs e revise.
Depois de alinhar as expectativas, as áreas já têm o conhecimento do método, já conhecem a estratégia da organização e já sabem o seu papel. Agora, é a hora do time se reunir e definir as OKRs das áreas (também conhecidas como OKRs táticas).
Basicamente, utilizamos o seguinte modelo:
- A área sugere os seus objetivos, indicadores e metas em equipe;
- Liderança (consultoria) revisa as OKRs junto da equipe;
- A área (líder) ajusta o que precisa ser ajustado no processo.
Exemplo:
Garantir uma incrível eficiência e eficácia da Operação
KR 01 Atingir X% no OEE Embalagem
KR 02 Aderência no Custo de Transformação menor que Y%
KR 03 Atingir X m²/colab. de Produtividade (m²/col)
KR 04 Atingir Volume de Z ton/dia
-> Exemplo de OKRs de marketing
Passo 07 – Apresente as metas das áreas para toda a empresa.
Todas as áreas definiram onde querem chegar? Então, é o momento de apresentar isso para toda a organização, mostrar onde cada área se compromete com o resultado e firmar um compromisso entre os líderes.
É um marco importante para dizer a todos: “A metodologia está valendo”.
Passo 08 – Defina e priorize as ações que irão gerar valor de forma ágil.
Como falamos, essa metodologia envolve dois componentes: objetivo (onde queremos chegar) e resultados-chave (metas numéricas).Ou seja, não aborda diretamente planos de ação. Mas nós sabemos que nenhum resultado acontece por milagre, nós precisamos agir.
Uma vez definidas as metas, garanta que o time vai construir, priorizar e realizar as ações necessárias para se chegar ao resultado. Muitas vezes essa etapa é esquecida.
Passo 09 – Construa um modelo de gestão da OKR e Planos de Ação.
O nono passo é essencial para fazer o modelo realmente funcionar e não deixar que aquelas metas estabelecidas sejam esquecidas. Nós precisamos construir um modelo que funciona. Geralmente, nós trabalhamos com o seguinte ciclo:
Semanal: Monitoramento semanal de resultado pelas áreas
Mensal: Líderes se reúnem para uma apresentação dos resultados do mês e as equipes analisam a performance e Checkpoint da área.
Trimestral: Trimestralmente, é revisto o resultado do trimestre em uma reunião de Pinga-Fogo e é definido as novas metas para todas as áreas
Anual: Anualmente, é revisitado todo planejamento estratégico e definida a estratégia e o direcionamento para o ano.
Passo 10 – Defina um calendário e crie rituais para ter disciplina de todos.
Por fim, monte um calendário com todas as agendas que envolvem a gestão de metas, acompanhe para verificar se estão ocorrendo e busque a disciplina e comprometimento de todos na execução.
Não deixe de cobrar que os líderes façam parte dessa gestão.
E os benefícios disso?
Os passos fizeram sentido para você?
Para fechar, em nossos trabalhos percebemos que os principais benefícios do OKR é:
- Um alinhamento muito forte do time;
- Uma melhora grande na comunicação estratégica
- Um cultura maior de resultado
- Um clareza dos colaboradores do que precisam entregar e priorizar na rotina
- Um comprometimento maior com as metas.
Portanto, não deixe de procurar construir OKRs da melhor forma possível, pois os resultados podem ser incríveis para o negócio.
E se precisarem do apoio de quem sabe fazer na prática, é só procurar o IEEP!
