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9 de abril de 2020

Gestão de Rotina: Como estamos nos organizando em tempos de incerteza

Passamos por um momento caótico e delicado, em que pessoas, comunidades e organizações estão buscando formas de se reinventar.

As equipes, mesmo que em isolamento social, querem continuar entregando valor e fazendo a diferença na vida de seus clientes. E seus negócios dependem disso!

Só que no atual contexto, é essencial repensar o sistema de trabalho dos times. É ilusório acreditar que a mesma rotina de antes será mantida. Ou mesmo que deveria! Afinal, o cenário atual pede novas formas de gerenciamento e, principalmente, de geração de valor.

Temos visto por aí muitos conteúdos a respeito de gestão do tempo e produtividade individual. E eles são essenciais e úteis, mas não são suficientes para superar todos os desafios de um time.

Afinal, uma pessoa altamente produtiva no time não resolve os problemas.

Vemos, ainda, que os desafios que muitos grupos estão enfrentando eram existentes desde antes deste cenário ter sido instaurado e podem ter sido potencializados, como: projetos e ações com dificuldade de sair do papel, complicações na comunicação e alinhamento de entregas, entre outros.

Pensando nisso, criamos esse texto com o intuito de compartilhar algumas práticas e ações que estamos realizando na Equipe IEEP e tem ajudado bastante a mitigar essas dificuldades.

Vamos abordar neste post, apenas uma pequena parte de todo esse sistema, mas que pode gerar resultados surpreendentes: a gestão de rotina dos times, com dicas de utilização de cerimônias e artefatos do Scrum para isso. Ao final deste texto, você aumentará o seu arsenal para superar este momento e sair ainda mais forte!

Gestão de Rotina

E o que a gestão de rotina das equipes tem a ver com isso tudo?

Acreditamos que um sistema eficiente dentro dos times é essencial nesse momento. Mas atenção: isso não diz respeito a controle! Diz respeito à organização e estruturação de objetivos, metas, rituais, valores, liderança que propiciem um ambiente para que as pessoas possam gerar valor de forma colaborativa.

Em seu livro A Quinta Disciplina, Peter Senge ilustra que a estrutura em que as pessoas estão envolvidas influencia o comportamento individual. E muita das vezes um sistema ineficiente gera as suas próprias crises, mesmo sem culpados e vilões.

Dica 1: Retire o excesso e veja seu dia sendo mais produtivo

Observamos nos times um excesso de reuniões, de e-mails, de urgências (será que tudo é colocado como urgente, realmente é?) e excesso de projetos e entregas.

Para uma melhor gestão de rotina, se faz fundamental priorizar. Convido você e seu time a olharem para todas as entregas e ações planejadas. Todas elas são prioritárias?

Afinal, qual a diferença entre uma equipe produtiva e uma equipe atarefada?

Uma equipe produtiva é aquela que está produzindo entregas que contribuem para os objetivos e estratégia da organização (veja aqui como definir objetivos frente a incertezas).

Uma equipe atarefada está realizando uma série de ações e entregas, sem conexão e sem um objetivo claro.

Indico também um texto sobre alguns métodos de priorização. Você pode acessá-lo clicando aqui.

Elimine os excessos entendendo o que realmente gera valor para o cliente.

Uma dica de um papel do Scrum que pode ser muito importante é o PO (Product Owner ou Dono do Produto). É um papel exclusivo para auxiliar o time na gestão de rotina no que diz respeito a priorização das entregas planejadas, e esta pessoa deve entender muito bem o cliente e o negócio.

Além disso, a priorização auxilia a limitar o trabalho em progresso:

“Quando limitamos a quantidade de trabalho simultâneo em progresso, diminuímos o tempo de entrega” – David Anderson.

Equipes que executam 5 projetos simultaneamente podem ter até 75% de perda de produtividade dada a troca de contexto entre eles:

Desperdício por troca de contexto

Ou seja, elimine o excesso entregas a serem feitas de forma simultânea e também de comunicação e de reuniões: comunique e envolva na reunião as pessoas realmente necessárias. Assim, a gestão de rotina se torna mais focada.

Dica 2: Retire impedimentos na execução e entregue mais

Muitas vezes as equipes “travam” na realização de determinada atividade e entrega por diversos fatores. Os pilares do Scrum são transparência, inspeção e adaptação.

Um dos rituais que pode ajudar a com que a equipe fale sobre os impedimentos e os retire, são as Dailys. Reuniões com todo a equipe de 15 a 30 minutos no dia, para que cada um compartilhe o andamento de suas entregas e seus principais impedimentos.

Esse ritual se torna essencialmente importante no contexto caótico em que estamos inseridos, afinal, com os times trabalhando remotamente e a comunicação se tornando mais complexa, um checkpoint diário de alinhamento da equipe pode ser um grande aliado. Não concorda?

Atenção: esta não é uma reunião para simplesmente cobrar as pessoas de fazerem e marcar o ritmo. É uma reunião para que todos possam compartilhar dificuldades de qualquer tipo (técnicas, emocionais) e para que a equipe possa se ajudar, assim, a gestão de rotina é compartilhada e colaborativa.

Você pode saber mais sobre como facilitar uma Reunião Diária neste link.

Dica 3: Faça retrospectivas e melhore a sua operação constantemente

As reuniões de retrospectiva acontecem no fim da cada Sprint (ciclo curto de execução e entrega). Mas calma: mesmo se você não utiliza o Scrum ou Sprints, pode e deve realizá-las mesmo assim.

As reuniões de retrospectiva são momentos que duram de 1 a 2 horas, dependendo do tamanho do time e devem acontecer em intervalos definidos pelo time (indicamos quinzenalmente para quem vai começar agora).

Nela, podem ser usadas várias metodologias, mas o foco é: discutir sobre como foi o trabalho nos últimos dias e como a equipe pode melhorar, de forma colaborativa, para fazer mais entregas de valor.

Atenção: esse não é momento para feedbacks individuais. Direcione o time para discutir problemas de comunicação entre eles, dificuldades próprias, pedidos de ajuda.

Você pode facilitá-la de forma simples, através de 4 perguntas:

  • Quais métodos de trabalho/o que fizemos que foi excelente?
  • O que fizemos que não foi tão bom assim?
  • O que aprendemos nos últimos 15 dias?
  • O que faremos de diferente nos próximos 15 dias?

E, após, ir utilizando novas metodologias de retrospectiva, de acordo com a necessidade do time:

Está sentindo o time desmotivado? Use a retrospectiva para fazer uma dinâmica legal sobre isso.

Está sentindo o time preocupado? Use a retrospectiva para compartilharem as preocupações e discutir planos para mitigá-las.

Uma equipe que reflete sobre sua performance coletiva melhora sua gestão de rotina.

Gestão de rotina nas equipes é prima-irmã da produtividade individual

Lembra que falamos lá no início sobre a produtividade individual?

Bom, uma rotina estruturada em um time auxilia diretamente na produtividade individual, afinal, isso me garante:

  • entregas bem definidas;
  • entregas priorizadas constantemente;
  • uma comunicação mais fluida e constante;
  • rituais periódicos para refletir, compartilhar, pedir ajuda e ajudar.

É muito difícil exigir a produtividade de um membro do time quando a rotina deste time está desorganizada. Que tal fazer o caminho contrário? 🙂

E se quiser se aprofundar na metodologia Scrum, acesse também o nosso E-Book gratuito sobre o tema e melhore ainda mais o gerenciamento da sua rotina e da rotina da sua equipe!

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Maria Carla Rubio

Maria, fascinada por liderança, antes da sua experiência no IEEP, atuou em outras empresas e movimentos com o tema. Entrou no IEEP com o objetivo de desenvolver e aprimorar o Programa de Lideranças e hoje atua na equipe de produto desenvolvendo soluções também em cultura ágil em prol de fortalecer organizações em um mundo onde a única certeza é a mudança. Apaixonada por aprender através da prática e do compartilhamento de experiências, acredita muito na capacidade do ser humano de evoluir e que as habilidades e competências de ninguém são escritas em pedra.

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