O fator tempo é crucial dentro de uma empresa de comunicação, por isso a gestão ágil para agências pode ser uma excelente resposta, apresentando soluções que contribuem para melhorar todo o processo, desde o briefing até as entregas para o cliente. Com um foco muito grande no atendimento e a pressão para a produção de peças criativas, agências são um excelente ambiente para metodologias ágeis.

Neste artigo, além de falarmos mais sobre o conceito da gestão ágil para agências digitais (e empresas da área de comunicação e marketing de um modo geral), mostraremos como essa técnica é importante e quais modelos você pode usar. Além disso, você verá alguns passos muito valiosos para incluir na gestão de projetos, tornando o trabalho mais eficiente. Boa leitura!

Entenda o que é gestão ágil

Imagine uma linha de produção de automóveis. Nela, tudo acontece de forma tão sincronizada que o tempo e até mesmo os recursos materiais (como quantidade de tinta ou eletricidade) são otimizados. O conceito de gestão ágil é semelhante a isso. Talvez você esteja se perguntando: como comparar uma estrutura praticamente mecânica com o trabalho de times criativos?

Tudo bem, talvez o tipo de trabalho seja diferente, mas é a mentalidade que funciona de forma semelhante. Em vez de criar um esquema em que um carro só começa a ser feito quando o que está na montadora já ficou pronto, uma linha de montagem conta com a dinâmica de diversos processos executados ao mesmo tempo.

No caso da agência, é preciso ter clareza e transparência em relação aos processos. Você pode conferir algumas dicas para usar o gráfico de Gantt, facilitando a organização e entendimento de todas as etapas. Com uma metodologia ágil, é possível usar um framework com pequenas entregas para garantir um trabalho contínuo e avaliações constantes.

Leia aqui o porquê de tanto se falar sobre Gestão Ágil nos dias de hoje.

Descubra a importância da gestão ágil em uma agência

Acompanhar as necessidades dos clientes, oferecendo entregas constantes e atendendo às expectativas pode ficar ainda mais fácil com uma metodologia ágil. Alguns benefícios dessa técnica são:

• ter o foco maior no processo de melhoria constante, usando o planejamento de projetos inicial como norte e não como única possibilidade de caminho;
• conseguir maior controle sobre as atividades realizadas, acompanhando um grande volume de trabalho e tendo informações precisas para tomadas de decisão;
• aumentar a satisfação dos clientes, com as entregas incrementais, que não se focam em apresentar toda a campanha de uma vez. Assim, as expectativas são atendidas, melhorando a experiência e o sucesso do cliente;
• minimizar os riscos, identificando possíveis falhas, sejam em uma campanha, na produção ou até no fator financeiro da agência;
• otimizar a qualidade das entregas, fazendo com que todo o time visualize com maior facilidade qual é o objetivo da demanda, concentrando-se em entregar o que for pedido.

Veja 4 métodos ágeis para colocar em prática

Existem diversas metodologias que se baseiam no manifesto ágil e têm uma excelente aplicação dentro de uma empresa de comunicação. A seguir, apresentamos as principais para quem deseja implementar essa técnica dentro de uma agência digital.

1. Scrum

Talvez devido ao sucesso das startups que contavam com esse método, o Scrum é um modelos ágeis mais conhecidos. Ele funciona baseado no conceito de que não é preciso esperar que uma parte do trabalho esteja pronta para que a outra seja executada. Leia mais sobre esse método clicando aqui.

Outro ponto significativo é a divisão em pequenas entregas em vez de uma única ao final de tudo, algo importante para entender se a campanha está dentro das expectativas e fazer ajustes ao longo do processo. Isso tudo ajuda a otimizar a gestão de projetos, fazendo com que todo o time fique mais produtivo, sem depender exclusivamente da entrega de outros setores parar começar a produção.

2. MSF — Microsoft Solutions Framework

Usado especialmente para o desenvolvimento de softwares, esse método contribui para ajudar a enxergar cada projeto como único, com aplicações específicas. Isso requer tempo e recursos diferentes. Em uma agência, ele contribui para que os times de tecnologia identifiquem falhas com maior facilidade, reduzindo riscos e entregando as melhores soluções.

3. XP — Extreme Programming

Também com foco maior na área de programação, o XP é muito importante para agências digitais. Isso porque tem um olhar específico para a área de testes, diminuindo entregas de soluções com defeitos ou sem todas as funcionalidades especificadas de um site, software ou aplicativo, por exemplo. Essa também é uma excelente solução para ajudar na integração entre as equipes de design e programação.

4. Lean

Se você já pesquisou processos de melhoria contínua, é possível que tenha visto algo sobre o método lean. Ele é muito importante principalmente para ajudar na construção de um workflow que tenha como premissa:

• entregas rápidas;
• otimização dos gastos (redução de desperdícios);
• melhoria contínua;
• transparência e integração.

Confira alguns passos para implementar uma metodologia ágil em agências de publicidade

Existem diversos modelos ágeis e é importante pesquisar sobre as diversas soluções antes de implementar alguma das técnicas em seu time, pois a aplicação de novas estratégias envolve treinamentos e capacitações dos colaboradores, além de um período de transição e adaptação ao novo modelo.

As dicas a seguir são interessantes para que você crie um modelo de gestão ágil na agência. Então, após a definição de qual será o modelo e antes de anunciar para todas as áreas e criar uma mudança em massa, defina um projeto, time ou conta para iniciar os testes.

Em seguida, é hora de definir quem será o marketing owner. Elo com o cliente, essa pessoa pode ser vista como gerente de projeto ou atendimento de uma agência. É importante entender que, além do contato com o consumidor, também é o marketing owner que gerencia prioridades e delega tarefas para todo o time.

Como você viu, a gestão ágil para agências é uma realidade que vemos acontecer em muitas empresas de comunicação hoje em dia. Com a necessidade de atender às demandas e expectativas do cliente, é preciso encontrar modelos que eliminem gastos desnecessários, integrem equipes, garantam a satisfação do cliente e ainda trabalhem com alta produtividade e fluxos de melhoria contínua.

Este artigo foi produzido em parceria com a iClips. Se você gostou do texto e quer ampliar seus conhecimentos, acesse o kit de nosso parceiro sobre como aumentar sua produtividade!

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Raphael Pires, editor do blog Agências da Rock Content