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19 de agosto de 2019

Feedback: O que é e como fazer da melhor maneira

Imagine a seguinte situação: um funcionário está enfrentando dificuldades para atingir metas ou está tendo atitudes inapropriadas.

Geralmente, os gestores observam e esperam as coisas melhorarem.

Outros membros da equipe observam e ficam incomodados com a falta de atitude e falta de “tratamento” da situação.

A frustração do próprio gestor aumenta, pois ele não consegue acreditar que a própria pessoa não esteja percebendo.

Agora, uma questão simples e direta de desempenho evoluiu para, entre outros, um problema de credibilidade desse gestor perante a equipe.

Quando ele finalmente resolve falar, ele acaba o levando para o lado pessoal.

Deixa a frustração se infiltrar no feedback e não é direto e objetivo nas entregas não realizadas e a pessoa foca em se defender desse “ataque”.

O problema é esperar tempo demais para conversar com as pessoas sobre problemas de desempenho.

Mas por qual motivo isso acontece? Porque falta clareza a respeito do que é e como dar um bom feedback.

A importância do feedback no ambiente de trabalho

A falta de feedback, com certeza, é um dos fatores que mais desmotivam as pessoas, enfraquece a equipe e é a causa de muitos problemas que poderiam ter sido resolvidos quando eram apenas pequenos desvios de conduta ou de rota.

O desempenho de uma equipe no trabalho está ligado diretamente às ações que cada pessoa do time toma a partir do feedback recebido.

Assim a pessoa consegue melhorar seu desempenho no trabalho a medida em que recebe feedback dos outros membros da equipe, e dessa forma pode adaptar seu comportamento e buscar novos conhecimentos.

O feedback é uma importante ferramenta para o desenvolvimento pessoal de um indivíduo, e também para o desenvolvimento das organizações.

Mas porque o feedback gera tanto efeito em alguma organizações e em outras não?

Porque o primeiro passo é entender o que é de fato um feedback, e também o que não é um feedback.

Pode parecer óbvio, mas feedback não é algo simples, feedback é a maneira mais eficaz para buscar entender o desempenho, a felicidade e as motivações das pessoas que trabalham com você.

Também é importante que um gestor, no que se refere ao processo de feedback, saiba fazer com que o colaborador perceba e entenda o feedback como sendo uma ferramenta de melhoria, que visa o desenvolvimento, justamente por isto é importante saber abordá-lo e fazer com que o colaborador sinta confiança no processo e veja o gestor como suporte.

O que é Feedback?

O feedback é uma poderosíssima ferramenta gerencial, daquelas que o líder não pode abrir mão, mas que também pode ser um grande tiro no pé se não for feito com respeito, exemplos e, principalmente, uma boa preparação.

O ato do feedback é a capacidade que o líder tem de alimentar tanto a performance como a alma do seu colaborador.

Feedback é uma questão de atitude! Demonstra consideração e respeito pelo ser humano por reduzir incertezas, ansiedades e necessidades. Sentimentos que fazem parte do dia a dia na vida corporativa de qualquer trabalhador.

Feedback não precisa ser fonte de crítica, mas de empoderamento!

Fazer com que as pessoas sejam receptivas às necessidades do seu próprio desenvolvimento.

O que não é feedback?

O feedback é basicamente um retorno sobre o trabalho que é desempenhado, e às vezes, as pessoas pensam que é falar somente sobre o que se precisa melhorar.

Vale a pena lembrar que feedback não é momento para emitir opiniões pessoais e achismo.

Não é feedback se for superficial. Não basta elaborar um comentário raso para uma pessoa explicando algo que ela fez que lhe incomodou ou que você considerou indequado e não explicar a fundo de onde veio sua colocação.

No livro “Obrigado pelo feedback”, Douglas Stone e Sheila Heen apresentam um excelente exemplo que trata sobre a superficialidade dos feedbacks.

“Em nossa mente, temos um filme em alta definição que captura tudo o que queremos dizer com esses rótulos – o mau comportamento, o tom zangado, os hábitos irritantes que temos de tolerar. Quando usamos um rótulo estamos vendo aquele filme, que é dolorosamente claro. É fácil esquecer que quando mencionamos o rótulo a outras pessoas, o filme não vai anexado. O que eles ouvem são palavras vagas. Isso quer dizer que mesmo quando “assimilamos” o feedback, é fácil interpretar mal o significado.” (Stone e Heen)

Ou seja, não adianta dizer “você não é uma pessoa reativa”, pois dificilmente essa pessoa ai entender o que exatamente você está pretendendo dizer com esse feedback e não terá informações suficientes para melhorar o ponto que foi apresentado.

Mas se ao querer passar esse feedback você diz “quando você não fala nada, eu me preocupo por não estarmos falando a mesma língua. Seria importante para mim que você expressasse mais sua opinião ou me falasse caso não esteja compreendendo a ideia que quero passar em minhas colocações”.

Como dar um bom feedback?

Conquistando a confiança

O segredo para conhecer uma pessoa é criar uma conexão autêntica com ela, isto é, um relacionamento forte e de confiança.

Somente assim existirá a criação de um laço emocional, fundamental para entender quais as necessidades da outra pessoa, pois ela ficará à vontade para se abrir com o seu líder.

Para se criar uma conexão autêntica e consequentemente conquistar a confiança, é necessário passar segurança para seus liderados.

Uma pessoa que se encontra em constante posição de defesa, não se sente segura para se conectar com quem se relaciona em uma equipe.

A ideia de segurança é fundamental para o crescimento individual e coletivo no ambiente de trabalho. Um bom líder está sempre pensando no desenvolvimento das habilidades de sua equipe e criando uma sensação de segurança para a mesma.

“Apenas se conectando que você consegue orientar, inspirar, ouvir, comunicar, motivar ou influenciar, em outras palavras, liderar. ”  – Daniel Goleman

Alinhando expectativas

O alinhamento de uma equipe não se trata de uma única prática, ele envolve trabalhar com diversas estratégias que são fundamentais para trabalhar pela motivação da equipe e consequentemente dos resultados apresentados.

Como então garantir um bom alinhamento com sua equipe?

  • boa comunicação interna;
  • equipe capacitada constantemente;
  • valorização do trabalho da equipe;
  • reuniões periódicas entre a equipe;
  • trabalhar pela união do time.

Ótimo! Já sabemos quais são os passos para trabalhar no alinhamento, mas antes é fundamental que você se faça algumas perguntas para analisar como anda o alinhamento na sua equipe.

  1. Eu posso cobrar determinadas atitudes ou comportamentos de uma pessoa que não sabe que eu espero isso dela?
  2. Com base em que eu posso avaliar essa pessoa?
  3. Se essa pessoa não sabe o que eu espero dela, como ela vai saber se está correspondendo às expectativas que tenho sobre as entregas e atitudes dela?

Isso nos mostra que alinhar expectativas é sobre dar para as pessoas todas as informações de como se espera que elas contribuam para o objetivo que temos em nossa equipe, e também orientá-las sobre quais comportamentos são esperados delas.

Acompanhando o desempenho

Acompanhar o desempenho de uma pessoa é diferente de ficar observando alguém pontualmente.

Acompanhar o desempenho tem a ver com estar próximo a uma pessoa em diferentes situações, avaliando a complexidade de cada uma e observando os comportamentos dessa pessoa no que diz respeito à freqüência e quantidade de comportamentos diferentes apresentados.

E o que se deve acompanhar no desempenho de alguém são os comportamentos em relação às expectativas e competências que se espera dele, que foram alinhadas anteriormente.

Reforçando o que é positivo

Não basta para que a pessoa mude seu comportamento, é preciso também apontar quais são os pontos fortes e positivos dessa pessoa e ajudá-la a enxergar como estes pontos positivos podem auxiliá-lo em seu processo de desenvolvimento profissional.

Como falamos, uma competência só pode ser avaliada a partir de um comportamento, então é muito importante trazemos o exemplo de um comportamento positivo expressado pela pessoa e quais foram os impactos que ele gerou na equipe, nos pares, na resolução de conflitos, etc.

O reforço positivo é importante até mesmo durante o momento onde se apresenta um ponto de melhoria.

Ao apresentar para uma pessoa um comportamento que ela teve que foi fora do esperado, e o impacto que este comportamento gerou, é importante ir além e apresentar um um comportamento alternativo, que seja baseado nos pontos fortes daquela pessoa e quais seriam os possíveis benefícios gerados se ela agisse dessa forma em próximas situações.

O importante nesse caso é saber quais são os pontos fortes da pessoa, para assim falar sobre eles de forma realista, trabalhando com competências que ela já tem, ao invés de sugerir algo ideal, e muitas vezes irreal.

E o que fazer no momento do feedback?

1) Descreva o comportamento ou o acontecimento que merece atenção, exatamente como ocorre, sem fazer juízo de valores.

2) Seja específico, não generalista: Qual comportamento deve ser melhorado ou aprimorado?

3) O feedback deve ser voltado para a necessidade da pessoa que está recebendo, e não para a sua necessidade. O momento do feedback não é feito para extravasar raiva, decepção ou qualquer emoção negativa que você esteja sentindo.

4) Foque no comportamento, não na identidade do receptor.

5) Ajude a tornar o feedback algo solicitado, positivo, bem recebido, e não imposto. Se você quer fazer uma bela colheita, precisa de terra e sementes saudáveis.

6) Dê o feedback rapidamente, logo após o acontecimento. Quanto maior a demora, maiores serão as chances de o interlocutor esquecer pontos cruciais e até mesmo duvidar de que as coisas aconteceram da forma como você está dizendo.

Por fim, mas não menos importante, é sempre importante lembrar que um feedback construtivo é sobre comportamentos, ações e práticas. Nunca se trata da personalidade da outra pessoa ou quem ela é.

Feedback é, acima de tudo, respeito e empatia.

Quer mais algumas dicas? Confira o Webinar que gravamos com o tema “Como dar um bom Feedback” e domine essa ferramenta!

 


Izabela Thebas

Iza, antes da sua experiência no IEEP, atuou como diretora da maior federação de fomento ao empreendedorismo jovem do mundo, onde trabalhou com o desenvolvimento de mais de 4000 lideranças jovens. Seu principal papel foi desdobrar estratégias para o alinhamento, aceleração e melhoria dos resultados das mais de 100 organizações. Apaixonada  por aprender sempre, no IEEP é movida pelo desafio de gerar resultados por meio de soluções que valorizam as pessoas, desenvolvendo lideranças de alta performance e organizações mais ágeis.

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