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20 de fevereiro de 2020

Backlog: o que é e qual a sua relação com produtividade

Você sabia que somente um terço de todos os projetos são concluídos com sucesso dentro do prazo e do orçamento? Isso se dá porque as listas de pendências estão sempre sobrecarregadas e repletas de detalhes que não deveriam estar ali, o que acaba trazendo malefícios para a produtividade e para os resultados.

Por isso, um gerenciamento de Backlog de qualidade pode ser uma maneira eficaz de concluir os projetos dentro do deadline, especialmente porque impacta diretamente na velocidade das atividades e acarreta uma série de vantagens para a equipe. Entenda e surpreenda-se.

O conceito do Backlog

Se olharmos a tradução direta para o português, “backlog” pode ser entendido como “acúmulo”. Embora seja um termo intimamente conectado com algumas metodologias ágeis, seu significado é mais amplo e tange outras áreas, como por exemplo a Gestão do Tempo e Produtividade.

Para facilitar o entendimento, observe esse exemplo lúdico: se você tem uma lista de livros que planeja ler, essa lista pode ser considerada um backlog de livros para ler. Então, na prática, um backlog nada mais é do que um acumulado de entregas ou afazeres.

No entanto, embora pareça simples, o gerenciamento dessas pendências não é tão fácil, principalmente porque os projetos mudam e evoluem com o tempo, o que gera novas prioridades e novas metas.

A importância do Backlog para a produtividade

A partir do momento em que uma empresa consegue visualizar, quase que de forma palpável, tudo o que precisa fazer e toda as tarefas pendentes por inúmeras equipes, torna-se muito mais simples conseguir solucionar todos os empecilhos e realizá-las em um prazo eficaz e justo para todos.

Muitas vezes, ele auxilia a manter a lista mais enxuta, distinguindo dados importantes de informações menos significativas. Dessa maneira, todos os membros da equipe conseguem se familiarizar com o projeto de uma maneira geral, entendendo seus objetivos de curto e longo prazo com clareza.

Além disso, também o ajuda a gerenciar o número de itens nessa lista de pendências, a fim de identificar os itens obsoletos, detectar pontos problemáticos que estão desacelerando os projetos e fazer todos possam se concentrar nas tarefas existentes.

Ademais, o Backlog cria um roteiro simples a ser seguido, dando à sua equipe tempo suficiente para concluir cada item em um período hábil, o que garante um deadline satisfatório para os seus clientes.

Vamos entender, a seguir, as aplicações mais específicas deste artefato na metodologia de gestão ágil de projetos Scrum. Caso você queira refrescar sua memória a respeito desta ferramenta, clique aqui e acesse o nosso guia completo sobre essa metodologia.

Aplicações no Scrum

Product Backlog e Sprint Backlog

Product Backlog

O Product Backlog é uma lista priorizada de tudo o que pode ser incluído em um produto.

O Product Owner (PO) cria, mantém e reordena regularmente o Backlog do Produto. Este mesmo profissional usa o Backlog do Produto para se adaptar a requisitos emergentes, comentários de clientes e mudanças no mercado.

É a parte em que Listamos todas funcionalidades/entregas que devem ser feitas para o alcance do resultado esperado.

O Product Backlog é a manifestação da visão e do business case para o produto. Ele é composto por itens de backlog do produto (PBIs).

Os PBIs podem ser qualquer coisa, desde requisitos de mercado, até casos de uso, até especificações. No entanto, a prática recomendada é o User Stories.

Seja qual for a decisão da equipe, é essencial representar a perspectiva do usuário final.

Os PBIs no topo do Product Backlog devem ser refinados (detalhados) e imediatamente acionáveis. Itens mais abaixo do backlog precisam de menos definição e podem refletir ideias maiores.

Esses pedaços maiores precisarão ser divididos em partes menores à medida que se aproximam do topo do Product Backlog.

O Product Backlog não precisa estar completo no início de um projeto. Pode-se começar com tudo aquilo que é mais óbvio em um primeiro momento. Com o tempo, o Product Backlog cresce e muda à medida que se aprende mais sobre o produto e seus usuários.

Ou seja, por mais que esse documento seja elaborado antes de tudo, o Product Backlog continua em constante evolução, afinal mudanças vão ocorrendo durante a execução, obrigando a inclusão ou exclusão de um item ou mais.

Dica IEEP: Ao escrever o Product Backlog, defina entregas, não ações.

Uma entrega é algo que pode ser validado e receber feedback por parte do cliente do projeto, seja ele interno ou não. Procure ter entregas que irão te fornecer feedbacks de melhoria para que você melhore durante o projeto.

Escreva de forma clara e objetiva, sem brecha para dualidades. Defina bem o resultado esperado, na visão do cliente – USER STORIES, de forma que seja fácil definir se o objetivo foi alcançado ou não.

Sprint Backlog

O Sprint Backlog é uma lista ordenada de Itens do Backlog do Produto, preferencialmente User Stories, que a Equipe acredita poder concluir durante o próximo Sprint.

Esses itens são extraídos da parte superior do Backlog do produto durante a reunião de planejamento da sprint.

Uma vez que a equipe prevê o número de User Stories que eles podem realizar no Sprint Backlog, não deve haver adições ou alterações até que o Sprint termine.

No entanto, se durante o gerenciamento da Sprint ou o Product Owner decidir que existe um recurso de valor comercial mais alto que precisa entrar no Sprint, o PO deve usar o procedimento de interrupção.

Se ocorrer uma interrupção que altere drasticamente as prioridades ou o escopo do Sprint e não possa ser tratada como uma interrupção, o Product Owner poderá abortar o Sprint.

Nesse caso, a Equipe para, uma nova reunião de Planejamento da Sprint é realizada e um novo Sprint é iniciado.

Isso pode ser extremamente prejudicial para a equipe, de modo que o Product Owner deve avaliar cautelosamente os benefícios de se parar no meio do Sprint.

Empecilhos para o bom andamento do Backlog

Quando se pensa em um gerenciamento exitoso, existem algumas adversidades que as companhias podem ter que lidar. Seriam:

• Sobrecarga: os membros da equipe criam novas ideias todos os dias, mas raramente filtram sugestões e rejeitam novas propostas. Por esse motivo, os pedidos na lista continuam aumentando e o atraso também;

• Muitos detalhes: outra maneira de aumentar os pedidos em atraso é adicionar muitos detalhes. Afinal, quanto mais tempo o profissional precisa se dedicar em um projeto, maior o período gasto nessa função e menor a quantidade gasta em outras tarefas.

Por isso, antes mesmo de colocar todas as técnicas do Backlog em prática, é necessário estar atento ao que pode impedir seu funcionamento e como criar estratégias para que isso não ocorra.

Implemente já!

O uso do Backlog é uma maneira muito eficaz de manter suas tarefas organizadas e repriorizá-las com facilidade, seja aplicando essa ferramenta segundo os princípios do Scrum ou de forma independente.

Por isso, mesmo que cada projeto seja diferente um do outro e requeira um planejamento delicado, um gerenciamento eficaz pode fazer a diferença no seu trabalho e trazer resultados surpreendentes.

Continue navegando no nosso site para saber mais, aproveite para ler outros textos no blog e, claro, não deixe de aprender.

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