Quando se está executando um projeto, avaliar o que pode ser melhorado após a entrega é um processo crucial para garantir o aprendizado e o desenvolvimento contínuo da equipe.

Assim, podemos falar acerca da reunião de retrospectiva da Sprint, derivada da metodologia Scrum. Esta reunião tem por viés a execução ágil, e objetiva a entrega de produtos em ciclos curtos, chamados de Sprints. As Sprints são ciclos de trabalho curtos e bem definidos dentro do framework do Scrum.

Neste sentido, a Retrospectiva da Sprint no Scrum é um dos pontos mais relevantes para que a avaliação de melhoria contínua do time seja posta em prática. Além disso, a retrospectiva é das características centrais da execução ágil. Se quiser saber um pouco mais sobre as Sprints e o Scrum, assista ao nosso vídeo e baixe o nosso material

Por isso, mesmo que você não utilize a metodologia do Scrum na execução da sua empresa, iremos abordar neste texto a importância, os benefícios  e como implementar as reuniões de retrospectiva no seu ambiente de trabalho. Vamos lá?

O que é a reunião de  retrospectiva?

A retrospectiva, como o nome já diz, é uma reunião que busca avaliar os modelos e processos de trabalho, bem como o clima dentro do time.

O objetivo dessa reunião é analisar o que ocorreu durante o ciclo de execução, identificando o que funcionou bem, o que não funcionou e como a equipe pode melhorar nos próximos ciclos. E quais são os principais objetivos dessa prática? Existem quatro objetivos principais:

1. Melhoria Contínua;
2. Identificação de problemas e de oportunidades;
3. Fortalecimento da colaboração e da comunicação do time;
4. Celebrar conquistas, pois também é importante reconhecer o que deu certo e celebrar essas vitórias.

Por isso, a retrospectiva é uma ideia totalmente alinhada com o objetivo de melhoria constante nos ciclos de execução. Isso significa que cada ciclo de trabalho deve ser um pouco melhor do que o anterior, visto que a partir da realização da retrospectiva é possível identificar os pontos a serem melhorados. 

Dessa forma, a intenção é promover a melhoria contínua, garantindo que o time evolua e aumente sua eficiência ao longo do tempo. Se quiser saber um pouco mais sobre Scrum, e se quiser saber mais detalhes sobre a reunião de retrospectiva, assista ao nosso vídeo do youtube clicando aqui.

Quais são as perguntas a serem feitas durante a reunião de retrospectiva?

A fim de contemplar de maneira eficaz o objetivo da Retrospectiva, é importante que a liderança responsável pela execução tenha em mente as seguintes perguntas a serem feitas durante a reunião: 

• O que fizemos bem?
• O que fizemos que pode melhorar?
• O que aprendemos na Sprint?
• O que faremos diferente daqui em diante?

Assim, a finalidade de realizar essas perguntas é de que elas ajudem a tangibilizar em ações claras quais serão as mudanças para o próximo ciclo de trabalho, ou seja, para a próxima Sprint, aumentando a produtividade e o valor gerado na próxima entrega ao cliente.

Por que a reunião de retrospectiva é importante?

A realização da retrospectiva é importante, pois se trata de uma oportunidade para o time inspecionar a si próprio, e criar um plano para melhorias a serem aplicadas a curto prazo. Ou seja, inspecionar e adaptar para melhorar o processo de trabalho. 

Por isso, se você já realiza essa reunião, o ideal é aprimorar cada vez mais a execução dela, e caso você ainda não tenha implementado na sua rotina de trabalho, iremos tratar acerca de alguns dos benefícios de se realizar as reuniões de retrospectivas. São eles:

• Aumento da Eficiência: Resolver problemas continuamente torna a equipe mais eficiente;
• Melhoria na Qualidade do Produto ou Serviço: Reflexão sobre o trabalho ajuda a melhorar a qualidade do que é entregue;
• Maior Satisfação da Equipe: Todos se sentem ouvidos e valorizados;
• Adaptação Rápida às Mudanças: A equipe consegue responder rapidamente ao que surge no dia a dia;
• Cultura de Transparência e Confiança: Promove um ambiente de trabalho mais seguro psicologicamente.

Além disso, durante a retrospectiva, todos os membros da equipe têm a oportunidade de compartilhar suas experiências e dificuldades. Tal fato aumenta o engajamento e promove um sentimento de pertencimento e responsabilidade.

Como implementar uma reunião de retrospectiva com eficiência?

Levando em consideração o que foi exposto no texto até aqui, fica clara a importância e os benefícios da implementação da retrospectiva, ou o aprimoramento da prática, caso você já a utilize. Por isso, vamos dar algumas dicas de como implementar essa reunião no seu dia a dia. Vamos lá?

O primeiro passo para implementar esse momento crucial é criar um ambiente comunicativo e de confiança. O objetivo não é transformar as reuniões de retrospectiva em um momento para apontar “culpado(a) disso ou daquilo”. A ideia é discutir o que deu certo e errado, sem a preocupação com culpa por alguma entrega errônea, a fim de criar um espaço em que problemas podem ser discutidos abertamente e transformados em oportunidades de melhoria. 

No que tange à execução, há diversas maneiras de combinar sua reunião de retrospectiva com templates e ferramentas já existentes no mercado. Por isso, trouxemos aqui algumas dicas para as suas reuniões:

1. Crie uma lista breve sobre as coisas que funcionaram bem e as que precisam de melhoria;
2. Priorize essa lista de acordo com a importância para a equipe;
3. Discuta maneiras e táticas para aperfeiçoar os dois primeiros itens da lista com chances de melhoria;
4. Crie um plano de ação. Até o final da sessão, a equipe deve ter produzido algumas ideias práticas com responsáveis e datas de entrega para abordar os pontos de melhoria.

Além disso, também é importante ter um planejamento do tempo a ser dedicado para a retrospectiva. O recomendado é que a reunião tenha um tempo limitado a não mais do que uma hora por semana de duração do ciclo de execução do projeto (ou seja, se a execução teve duração de duas semanas, a reunião terá duração de duas horas). 

Conclusão

Por fim, o mais importante da reunião de retrospectiva é ter foco. Ao conversar e debater sobre como foi o transcurso da execução do trabalho,  é provável que a sua equipe encontre diversos pontos de melhoria. No entanto, é impossível resolver tudo de uma única vez, sendo essencial que todos os envolvidos na entrega decidam, em conjunto, qual é a maior prioridade. 

Para isso, recomendamos que o responsável oriente a reunião, com o intuito de mantê-la no caminho certo, focada e dentro do prazo estabelecido. Uma vez que ao encontrarem o problema a ser debatido, é importante chegar até a sua origem. 

A reunião de retrospectiva é um dos processos mais essenciais da mentalidade ágil. Por conta da pressão que a equipe sofre, naturalmente, pensar em conversar sobre um assunto pode significar que existe trabalho não sendo feito. Porém, esse tempo é um investimento. 

O que você acha da reunião de retrospectiva?

Se quiser conhecer mais sobre a Gestão de Projetos que utiliza a reunião de retrospectiva, e como esta prática pode fazer diferença na sua empresa, entre em contato com nossos consultores especializados.