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25 de janeiro de 2019

Os perigos da burocracia excessiva em uma empresa

A burocracia nas organizações é uma característica cada vez mais criticada e minada nos tempos atuais, mas por quê? Vamos tentar compreender esse cenário a partir do conceito de burocracia.

A palavra é híbrida e tem seu primeiro uso registrado na França. Composta pelo francês, bureau (escritório) e pelo grego, krátos (poder ou regra), significando uma forma de dominação exercida por funcionários de escritórios. Esse é seu significado etimológico.

O sociólogo Max Weber criou a Teoria da Gestão Burocrática, formalizando o significado de burocracia e descrevendo as organizações regidas por esse conceito. Ele levantou 6 princípios apresentados pelas organizações burocráticas. Sabendo disso, os listamos e comparamos com valores priorizados pelas organizações que se mantém competitivas no mercado hoje em dia:

  1. Especialização de tarefas: as tarefas são divididas em categorias simples e rotineiras com base nas competências e especializações funcionais dos empregados;
  2. Autoridade hierárquica: gerentes são organizados em camadas hierárquicas;
  3. Seleção formal: todos os empregados são selecionados com base nas habilidades e competências técnicas;
  4. Regras e requisitos: são adotados para atingir uniformidade, fazer com que os empregados saibam exatamente o que é esperado deles;
  5. Impessoalidade: as regras criam relacionamentos distantes e impessoais entre os colaboradores;
  6. Orientação à carreira: existe um plano de carreira seguindo a estrutura hierárquica da organização.

Seriam essas as características das empresas que mais têm se destacado na atualidade?

Os tempos mudaram

No século XX, o mundo era dominado por grandes organizações no estilo multinacionais. Nesse contexto era comum era a criação de planejamentos estratégicos e projetos de longo prazo para crescimento da organização.  Muitas das vezes as empresas apresentavam planos de 5, 10 e 15 anos e isso fazia muito sentido. Isso porque havia uma previsibilidade muito maior no mundo dos negócios.

As mudanças não eram tão constantes. Sendo assim, para atingir o sucesso as instituições prezavam por desdobramento de metas top-down completo. Quase que matemático, procuravam executar o plano e, se houvesse uma mudança, faziam-se o controle e monitoramento. Ou seja, a burocracia era condizente com o mundo em que as organizações se encontravam.

O nosso mundo, hoje, é muito diferente do mundo em que as organizações burocráticas triunfavam. Vivemos com a certeza de que as mudanças virão de forma cada vez mais rápida. Muitas vezes sendo empreendidas pelas empresas que são atuais concorrentes.

A palavra da vez é Agilidade

Imagine que você seja a liderança de uma empresa burocrática que possui uma significativa participação no mercado em que atua. A empresa apresenta lucros crescentes e colaboradores satisfeitos. Tudo está muito bem.

Agora imagine que uma pequena concorrente de sua empresa introduz um produto inovador no mercado. Esse, mesmo sendo diferente do seu produto, consegue solucionar as mesmas dores que seus clientes apresentam de forma mais rápida e barata. Tal produto vai ganhando crescente aceitação e a sua empresa vai perdendo usuários e, consequentemente, apresentando uma queda nos lucros.

Burocrática x Ágil

Cabe a você liderar uma reação a esse fenômeno. Só que a sua empresa é grande, consolidada e regida pelos 6 princípios de organizações burocráticas de Weber. Tais princípios conseguem guiar uma reação efetiva ao fenômeno que surgiu? Vamos pensar.

A especialização de tarefas limitará os colaboradores a melhorarem o seu produto (ou criarem um novo). Isso porque suas atividades são extremamente rotineiras e focadas no que existe hoje. A autoridade hierárquica fará com que qualquer plano de ação para lidar com o problema demore para ser executado, pois as decisões deverão passar pelas várias camadas hierárquicas da empresa.

A seleção formal focada em habilidades técnicas pode ter criado um time muito bom em execução. Porém, fraco em interação e resolução de problemas. O grande número de regras e requisitos limita a autonomia dos colaboradores em empreenderem soluções em conjunto para a situação.

A impessoalidade das relações não favorece a colaboração da equipe em levantar as possíveis reações ao fenômeno, também dificulta a aceitação das soluções individuais propostas.

É possível ver que os princípios de Weber não são os melhores para lidar com o fenômeno descrito. O problema é que esse fenômeno é cada vez mais comum na atualidade. Ele pode ser chamado de inovação disruptiva. Esse, é a causa do acelerado processo de destruição de mercados existentes e de criação de novos que observamos hoje.

A resposta para lidar com esse fenômeno e todos os outros que envolvem incerteza e são vistos como ameaças às organizações parece ser consenso entre os experts: agilidade.

A organização ágil é o contraponto à organização burocrática e se mostra como aquela mais imune aos principais desafios que o mercado atual apresenta.

Cortando as burocracias e implementando o ágil

A burocracia é pautada nos princípios aqui citados, mas se manifesta em vários aspectos de uma organização: no organograma, nos processos de tomada de decisão, nas relações entre os colaboradores, no desenvolvimento de novos produtos, no gerenciamento de projetos e em vários outros aspectos.

Em cada um desses pontos, ela reduz a agilidade da organização. A boa notícia é que a agilidade também pode ser implementada em todos esses aspectos, através de metodologias, processos, crenças e estruturas ágeis.

Para aprender mais sobre algumas das metodologias ágeis, clique aqui para fazer download do ebook de Scrum ou aqui para acessar o ebook de Design Thinking. 

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