Você sabia que somente um terço de todos os projetos são concluídos com sucesso dentro do prazo e do orçamento? Isso se dá porque a lista de tarefas está sempre sobrecarregada e repleta de detalhes que não deveriam estar ali, o que acaba trazendo malefícios para a produtividade, para os resultados e o dia a dia.

Por isso, um gerenciamento de Backlog de qualidade pode ser uma maneira eficaz para aumentar a produtividade e concluir os projetos dentro do deadline, especialmente porque impacta diretamente na velocidade das atividades e acarreta em uma série de vantagens para a equipe.

Entenda e surpreenda-se.

O conceito do Backlog

O primeiro passo é entender o que é Backlog. Se olharmos a tradução direta para o português, “backlog” pode ser entendido como “acúmulo”. Embora seja um termo intimamente conectado com algumas metodologias ágeis, seu significado é mais amplo e tange outras áreas, como por exemplo, a Gestão do Tempo e Produtividade.

Para facilitar o entendimento, observe esse exemplo lúdico: se você tem uma lista de livros que planeja ler, essa lista pode ser considerada um backlog de livros para ler. Então, na prática, um backlog nada mais é do que um acumulado de entregas ou afazeres.

No entanto, embora pareça simples, o gerenciamento dessas pendências não é tão fácil, principalmente porque os projetos mudam e evoluem com o tempo, o que gera novas prioridades e novas metas.

A importância do Backlog para a produtividade

A partir do momento em que uma empresa consegue visualizar, quase que de forma palpável, tudo o que precisa fazer e toda as tarefas pendentes pelas equipes, fica muito mais simples de conseguir solucionar todos os empecilhos e realizá-las em um prazo eficaz e justo para todos.

Muitas vezes, o backlog auxilia a manter a lista mais enxuta, distinguindo dados importantes de informações menos significativas. Dessa maneira, todos os membros da equipe conseguem se familiarizar com o projeto de uma maneira geral, entendendo seus objetivos de curto e longo prazo com mais clareza.

Além disso, o backlog também o ajuda a gerenciar o número de itens presentes na lista de pendências, no intuito de identificar os itens obsoletos, detectar pontos problemáticos que estão desacelerando os projetos e fazer com que todos no ambiente de trabalho possam se concentrar nas tarefas existentes.

Ademais, o Backlog cria um roteiro simples a ser seguido, dando à sua equipe tempo suficiente para concluir cada item em um período hábil, o que garante um deadline satisfatório para os seus clientes.

Vamos entender, a seguir, as aplicações mais específicas deste artefato na metodologia de gestão ágil de projetos Scrum. Caso você queira refrescar sua memória a respeito desta ferramenta, clique aqui e acesse o nosso guia completo sobre essa metodologia.

Aplicações no Scrum:

Product Backlog

O Product Backlog é uma lista priorizada de tudo o que pode ser incluído em um produto.

O Product Owner (PO) cria, mantém e reordena regularmente o Backlog do Produto. Este mesmo profissional usa o Backlog do Produto para se adaptar aos requisitos emergentes, comentários de clientes e mudanças no mercado.

É a parte em que listamos todas funcionalidades/entregas que devem ser feitas para o alcance do resultado esperado.

O Product Backlog é a manifestação da visão e do business case para o produto. Ele é composto por itens de backlog do produto (PBIs).

Os PBIs podem ser qualquer coisa, desde requisitos de mercado, casos de uso e até especificações. No entanto, a prática recomendada é o User Stories.

Seja qual for a decisão da equipe, é essencial, cada vez mais, representar a perspectiva do usuário final.

Os PBIs no topo do Product Backlog devem ser refinados de forma detalhada e imediatamente acionáveis. Itens mais abaixo do backlog precisam de menos definição e podem refletir ideias maiores.

Esses pedaços maiores precisarão ser divididos em partes menores à medida que se aproximam do topo do Product Backlog.

O Product Backlog não precisa estar completo no início de um projeto. Pode-se começar com tudo aquilo que é mais óbvio em um primeiro momento. Com o tempo, o Product Backlog cresce e muda à medida que se aprende mais sobre o produto e seus usuários.

Ou seja, por mais que esse documento seja elaborado antes de tudo, o Product Backlog continua em constante evolução, afinal mudanças vão ocorrendo durante a execução, obrigando a inclusão ou exclusão de um item ou mais.

Dica IEEP: Ao escrever o Product Backlog, defina entregas, não ações.

Uma entrega é algo que pode ser validado e receber feedback por parte do cliente do projeto, seja ele interno ou não. Procure ter entregas que vão te fornecer feedbacks de melhoria para que você consiga ajusta durante o projeto.

Escreva de forma clara e objetiva, sem brecha para dualidades. Defina bem o resultado esperado, na visão do cliente (USER STORIES) de forma que seja fácil definir se o objetivo foi alcançado ou não.

Sprint Backlog

O Sprint Backlog é uma lista ordenada de Itens do Backlog do Produto, preferencialmente User Stories, que a equipe acredita poder concluir durante o próximo Sprint.

Esses itens são extraídos da parte superior do Backlog do Produto durante a reunião de planejamento da Sprint.

Uma vez que a equipe prevê o número de User Stories que podem realizar no Sprint Backlog, não deve haver adições ou alterações até que o Sprint termine.

No entanto, se durante o gerenciamento da Sprint ou o Product Owner decidir que existe um recurso de valor comercial mais alto que precisa entrar no Sprint, o PO deve usar o procedimento de interrupção.

Se ocorrer uma interrupção que altere drasticamente as prioridades ou o escopo do Sprint, e não pode ser tratada como uma interrupção, o Product Owner poderá abortar o Sprint.

Nesse caso, a equipe suspende as atividades para realizar uma nova reunião de Planejamento da Sprint e iniciar um novo Sprint.

Isso pode ser extremamente prejudicial para a equipe, de modo que o Product Owner deve avaliar cautelosamente os benefícios de se parar no meio do Sprint.

Empecilhos para o bom andamento do Backlog

Quando se pensa em um gerenciamento exitoso, existem algumas adversidades que as companhias podem ter que lidar. Seriam:

• Sobrecarga: os membros da equipe criam novas ideias todos os dias, mas raramente filtram sugestões e rejeitam novas propostas. Por esse motivo, os pedidos na lista continuam aumentando e o atraso também;

• Muitos detalhes: outra maneira de aumentar os pedidos em atraso é adicionar muitos detalhes. Afinal, quanto mais tempo o profissional precisa se dedicar em um projeto, maior o período gasto nessa função e menor a quantidade gasta em outras tarefas.

Por isso, antes mesmo de colocar todas as técnicas do Backlog em prática, é necessário estar atento ao que pode impedir seu funcionamento e como criar estratégias para que isso não ocorra.

Implemente já!

O uso do Backlog é uma maneira muito eficaz de manter suas tarefas organizadas e repriorizá-las com facilidade, seja aplicando essa ferramenta segundo os princípios do Scrum ou de forma independente.

Por isso, mesmo que cada projeto seja diferente um do outro e requeira um planejamento delicado, um gerenciamento eficaz pode fazer a diferença no seu trabalho e trazer resultados surpreendentes.

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